Umíte si představit, že zmáčknete kouzelné tlačítko a do reportingu vám natečou nová měsíční data z účetnictví, manažerské úpravy a forecasty? A zmáčknete podruhé a vygeneruje se měsíční sada manažerských reportů? To není utopie. Existuje způsob, jak se takovému scénáři přiblížit. Ukážeme vám pár základních pravidel, která proces automatizace měsíční závěrky pomohou významně zrychlit a zjednodušit.
Základem jsou jednotně stanovená pravidla pro reporting všech manažerských entit. Ať už jste holding, větší společnost s působností ve více zemích nebo společnost, která má více reportingových jednotek, určete jasná pravidla, jak má vypadat ukazatel (sada ukazatelů) za nejmenší jednotku, kterou chcete reportovat.
Je vhodné si také vymezit, které všechny ukazatele pro manažerský reporting potřebujete, zda jen výsledovku, nefinanční KPIs nebo také řízení pohledávek, capexy, cashflow apod. Od tohoto požadavku se odvíjí náročnost procesu, který vás k cíli dovede. Granularita informace může být pro různé typy ukazatelů různá, ale musí být založená pořád na stejných principech, master datech.
Master data
Master data jsou klíčová data, přes která se na vaše ukazatele budete dívat. Typicky jde o:
- reportingový účet (neplést si s účetní osnovou)
- společnosti
- byznys jednotky
- oddělení
- produkty
- segmenty zákazníků
- měny
- scénáře a jejich verze
Z pohledu manažerského reportingu můžete za master data považovat i pravidla pro výpočet KPIs. Účetní data totiž většinou neobsahují požadovaný detail informace pro manažerský reporting, proto je potřeba master data doplnit o reportovací pravidla, jak požadovanou informaci získat (tzv. reporting guidelines).
Pokud potřebujete master data hierarchizovat do skupin a stromů, pak i tato pravidla.
Automatizace
Když už jsou definované jednotný proces a master data, můžete reporting automatizovat. Automatizací se myslí použití nástroje, který:
- je schopný podpořit proces (workflow nástroj) – umožní otevírat a zavírat období, scénáře a sady poskytovaných dat, řídit uživatelská oprávnění, komunikovat validace a předávat informace o stavu
- umí data rychle a opakovaně zpracovat, integrovat do definovaného datového modelu
- data vizualizuje a poskytuje finančním a controlingovým oddělením, která s nimi dále efektivně pracují
To znamená poskytovat hotové a předpřipravené standardní výstupy manažerské P&L, pohledávek, cashflow atp. včetně časových porovnání a porovnání scénářů. To vše transparentně, podle definovaných pravidel, tak aby všichni zúčastnění v kaž – dý okamžik věděli, v jakém stavu se daný reportingový cyklus nachází a kdy byl úspěšně dokončen.
Spolehněte se na předpřipravená řešení
Pro jednotné řízení manažerského reportingu existují předpřipravená řešení. Obraťte se na partnera, který danou situaci neřeší poprvé a provede vás nastavením procesu, master dat i mechanismu automatizace. Jedním z takových řešení je např. produkt FinReCo – řízení finančního reportingu a kontrolingu od společnosti Adastra, který v sobě všechny popisované vlastnosti obsahuje.
Jde o soubor standardních produktů se silnou podporou řízení procesu, master dat a zpracování dat. Na výstupu obsahuje širokou uživatelskou sadu nástrojů jako Microsoft Excel, Microsoft Power BI a webové reporty, které má každý kontroler v malíčku. Záleží jen na momentální potřebě, co s výsledky dělat.
Implementace typizovaného řešení pro manažerskou výsledovku trvá kolem tří měsíců a je k tomu potřeba minimum vstupů od zákazníka. Implementace se řídí standardizovanými postupy a pravidly, která vás spolehlivě přivedou ke kýženému cíli.
Nezapomeňte na rozšiřitelnost
Neméně důležitá je rozšiřitelnost řešení o budoucí funkcionality, které jsou velmi častým pokračováním iniciální fáze. Jde o rozšíření z oblasti
- financí – modelování různých vývojových scénářů, realokační pravidla nepřímých nákladů, zákaznické a produktové profitability
- obchodu – provázání o produktová a zákaznická data, pohyb zákaznické báze
- HR – informace o realizovaných pracovních výkonech, hodiny a doby, počty FTE a mnoho dalších.
I to by měl vybraný nástroj do budoucna umožnit, abyste si před potřebným rozšířením nezavřeli dveře.
Článek Davida Kalába – ředitele divize pojišťovnictví a experta na oblast Financí 4.0, uveřejnil magazín CFO World 4/2020. Najdete ho také na CFOWorld.cz ZDE.