Na co si firmy při plánování nejvíc stěžují? Vadí jim malá uživatelská přívětivost nástrojů a absence grafické interpretace dat

Nezáleží na tom, jestli firmy plánují v Excelu nebo ve specializovaném nástroji od IBM, Oracle či SAP. Rozhoduje, jak dobře je technologie naimplementovaná. Podle průzkumu společnosti Adastra si firmy u svých stávajících řešení nejvíc stěžují na uživatelskou přívětivost, reporty a grafické zpracování.

Jako problematické uvádějí středně velké firmy fakt, že je celý proces plánování zdlouhavý a obsahuje řadu ručních úkonů. Je do něj často zapojeno hodně lidí, jejichž komunikaci a spolupráci je třeba důsledně odladit.  

„Příprava datových vstupů pak trvá příliš dlouho, proces není dostatečně flexibilní a je složité ho s ohledem na množství vstupů i spolupracovníků řídit,“ zmiňuje výsledky průzkumu Petr Sládek, Business Consultant z Adastry.  

Nemáte datový sklad? Pak se vám příprava datových vstupů protáhne 

Proces plánování se turbulentně vyvíjí podle toho, jaké představy a požadavky má vedení firmy. Plánovací nástroje často nejsou dostatečně flexibilní na to, aby změny v procesu dokázaly reflektovat. 

Jen samotná příprava datových vstupů tak může firmám zabrat i řádově týdny. Zvlášť tehdy, pokud u nich dochází ke změnám a dobře se v nich neorientují. Komplikace a časové průtahy řeší zejména společnosti, které nemají datové sklady a musí data složitě sbírat a konsolidovat. 

Samotná absence datového skladu však ještě nemusí znamenat nemožnost implementovat plánovací řešení. Dobrá a dobře naimplementovaná plánovací technologie umožní načtení dat z různých datových zdrojů. 

5 komplikací, na které si firmy v procesu plánování nejvíce stěžují: 

• Plánovací proces obsahuje mnoho manuálních vstupů a trvá dlouho 
• Příprava datových vstupů je také zdlouhavá 
• Reakce na změny v plánovacím procesu nejsou dostatečně flexibilní. 
• Řízení procesu je složité. 
• Řízení přístupu k datům při práci více uživatelů současně není jednoduché. 

“Firmy potřebují jednotnou strukturu, nad kterou začnou plánovat. Pokud se na straně dodavatelů dat objevuje více osob, které mohou struktury měnit – typicky osoby odpovědné za vznik produktu – mohou nastávat problémy při konsolidaci dat. A to hlavně v okamžiku, kdy definice nového produktu není řádně komunikována napříč společností.”

Petr Sládek, Business Consultant, Adastra

65 % malých firem používá Excel, 82 % velkých firem využívá robustnější řešení 

Když se do plánování zapojuje větší množství lidí z controllingu, Excel nestačí. Zvládnout v něm celý proces plánování by bylo téměř nemožné. U firem, kde je v controllingu jako klíčovém oddělení pro plánování více než 10 lidí, se Excel používá jen v cca 30% případů.  

Tabulka v Excelu vyhovuje ze 65 % firmám, které mají v controllingu jen pár lidí, zpravidla mezi jedním až čtyřmi. Firmy s více než padesáti zaměstnanci, kteří se do plánování zapojují, naopak z 82 % využívají jiné nástroje, například Oracle a SAP. Často se ale nejedná o plnohodnotné plánovací platformy, ale pouze použití existujících nástrojů (databází, ERP systémů) i pro vznik plánu. 

„S velikostí “plánovacího týmu” se přímo úměrně zvyšuje také podíl využití specializovaných nástrojů, a naopak ubývá Excelu. Do procesu se totiž zapojují také lidé, pro které je zadání plánovacích vstupů spíše okrajovou činností. O to větší požadavky jsou následně kladeny na uživatelskou přívětivost a řízení celého procesu přípravy plánu,“ říká Petr Sládek. 

“Z Excelu jsme už vyrostli. Je složitý na údržbu i změny struktur. Ve vzorcích se nám často objevují chyby,“ shodují se větší firmy. 

Plánovací nástroje mají na rozdíl od Excelu zabudované grafické výstupy, což je jejich výhoda. Reporty jsou součástí zadávání dat, firmy tedy nemusí dělat zvlášť jejich vizualizaci a nemusí přenášet data mezi různými prostředími/technologiemi. To šetří čas, zároveň se omezují chyby při předělávání grafů. 

Čím víc lidí se do plánování zapojuje, tím delší dobu trvá. Při 10 lidech se nedostanete pod 1 měsíc 

Průzkum také ukázal, že když se ve firmě věnuje plánování jen jeden člověk, je v téměř 70 % schopen vytvořit plán cca do měsíce. Pokud se do plánování zapojuje více než deset lidí, trvá jim to ve 100 % případů déle než měsíc. “Laicky by se mohlo zdát, že když plánuje více lidí, musí to mít rychleji. Opak je pravdou. Celý proces se totiž s rostoucím množstvím přispěvatelů stává komplexnější,” říká Petr Sládek.

Časová náročnost ale není jedinou komplikací, kterou firmy při plánování řeší. Zvlášť pokud se stále spoléhají na Excel. S čím se nejčastěji potýkají? 

Limity Excelu: Problémy s verzováním a what-if analýzami 

Firmy v průzkumu zmínily i problémy s verzováním. „Nevědí, jaká je poslední verze dokumentu, kde je uložená, kdo ji schválil. Ve verzích je často špatně řešen monitoring změn, nevíme, kdo, kdy a proč je udělal,“ popisuje Petr Sládek.  

Excel navíc podle firem neumí některé pokročilé funkce. Ocenily by například možnost alokovat fixní náklady do jednotlivých produktů, což umožňuje následně sledovat/řídit jejich reálnou profitabilitu. 

Ve většině nástrojů, které nejsou nativně určeny k plánování, se komplikovaně dělají také tzv. what-if analýzy, tedy co se stane když… když přestanu prodávat tento produkt, když přijde nová fáze lockdownu… „Dobré plánovací řešení umožní najít na tyto otázky rychle odpověď a zautomatizovat je tak, aby se nemusely složitě vyhledávat a nemuseli jste týdny nebo měsíce tvořit novou verzi plánu,“ dodává Petr Sládek.