Existuje celá řada IT systémů zaměřených na oblast financí, které pracují s finančními daty. Přenést finální a aktuální data do pravidelného reportingu (měsíčního, kvartálního atd.), do výroční zprávy nebo ESG reportu bývá i dnes pro spoustu organizací velkou výzvou. Stále ještě kopírují čísla z mnoha různých excelů či ERP systémů. Co když na některou položku zapomenou? Nebo se přehlédnou a přenesou jiný než zamýšlený údaj?
Tuto na pozornost náročnou, manuální a vskutku neatraktivní činnost lze nahradit automatizovaným IT systémem pro Disclosure Management. Na trhu jich existuje hned několik, některé jsou velmi propracované, jiné vypadají jako uživatelsky velmi přívětivé. Jak si ale vybrat ten správný právě pro vaše účely?
Zaměřte se na tato 4 klíčová kritéria
1. Hledejte komplexní funkčnost – vyspělé řešení pro Disclosure Management musí být schopné pokrývat kompletní sadu vlastností a uživatelských funkcí jako např.:
- Umí spolupracovat s tím, s čím běžně pracujete, tedy s Wordem, Excelem, PowerPointem. Vy se tak nemusíte učit pracovat s dalšími formáty nebo se zdržovat s převáděním dokumentů do jiných formátů.
- Pracuje s aktuálními finančními daty, takže se změny do připravovaných zpráv promítají okamžitě, v reálném čase, bez časových prodlev.
- Umí verzovat, umožňuje tedy porovnávat uložené verze dokumentu, sledovat změny a vy tak víte kdy, kdo, jaké změny prováděl.
- Umožňuje více uživatelům z různých týmů, aby společně pracovali na rozpracovaném dokumentu, samozřejmě v souladu s bezpečnostními a procesními/workflow pravidly nastavenými pro požadované přístupy a kontroly v daných sekcích/datech.
- Odstraní ruční kopírování a vkládání dat, protože využívá automatizované datové konektory, které zajišťují bezproblémový tok dat, přímo přenášejí základní data z vašich ERP nebo konsolidačních systémů a excelových souborů do rozpracovaných dokumentů.
Správný Disclosure Management systém se naučíte používat velmi rychle, již po 1-2-denním školení jste schopni zcela samostatně připravit např. výroční zprávu nebo management report a to zejména díky plné integraci klasických nástrojů MS Office.
David Klapal, Disclosure Management Expert, Adastra
2. Proveďte důkladné vyhodnocení softwaru
- Ověřte si, že demo, které vám dodavatel ukazuje, není to jediné plně funkční, připravené pro obchodní účely
- Požádejte, aby vám dodavatel demonstroval možnosti a výhody řešení na vzorku vašich dat
- Poraďte se s auditorem, zda zná a co si myslí o řešení Disclosure Managementu, které zvažujete využívat. Určitě bude v této problematice dobře zorientován.
3. Vyhodnoťte podporu dodavatele – ujistěte se, že vámi zvolené řešení
- zastřešuje a podporuje tým kvalifikovaných profesionálů a odborníků, a to jak z oblasti financí, tak technologické
- zeptejte se, kde tito lidé „sedí“, zda lokálně v ČR, nebo v Irsku, Rumunsku či Indii – a hned víte, nakolik budou znát specifika lokálního reportingu a regulací a jak rychle a v jakém jazyku s nimi budete komunikovat
Kvalifikovaný tým, úroveň školení, vlastní proces implementace s co možná největším zapojením zákazníka i následná lokální podpora může zavedení řešení Disclosure Management v organizaci zefektivnit.
Růžena Barešová, Business Development Manager, Adastra
4. Nezapomeňte na důležitost samotného procesu implementace
Nejde totiž jen o to, abyste zvolili správné řešení, ale aby i hladce proběhlo jeho nasazení. K tomu bude potřeba jeho přijetí vašimi kolegy, jejich součinnost a spolupráce.
Implementace Disclosure Management systému i ve velké společnosti zabere pouze několik málo měsíců. Navíc, máte-li napjaté termíny, pomůžeme vám i s přípravou samotného reportu/výroční zprávy.
David Klapal, Disclosure Management Expert, Adastra
Zaměřte se na interpretaci dat, jejich přenosy přenechte automatům
Úkolem finančních oddělení dnes už není jen účtovat, hradit faktury, zpracovávat reporty a správně odvádět daně, ale hlavně finanční data sledovat a změny v jejich trendech interpretovat a vysvětlovat. Interně, směrem k managementu, vlastníkům a stakeholderům společnosti, i externě vůči regulatorním orgánům.
Přestaňte tedy kopírovat data a tabulky z jedné excelové tabulky do druhé, z jednoho reportu do tří dalších. A přestaňte se děsit, zda jste aktualizované „číslo“ nezapomněli také upravit v textu či komentáři. Spolehněte se na automatizovaný systém Disclosure Managementu. A soustřeďte se jen a jen na vlastní interpretaci finančních dat.