Sibyla nám pomohla sjednotit data a zjednodušila plánování, říká Jiří Drahoš z Kooperativy 

• Co přesvědčilo většinu zaměstnanců, aby přešli na nový nástroj a opustili staré postupy?
• Jaké benefity IBM Planning Analytics Kooperativě přinesl?
• S jakými peripetiemi se projekt v průběhu setkal?
• Jaké vidí Jiří Drahoš změny v plánování a hospodaření pojišťoven v příštích letech? 

 

Poslechněte si podcast

 

Přečtěte si podcast jako rozhovor

Ivana Karhanová: Změnit plánování v Excelu – když se do plánování zapojují dvě stovky lidí, tři provozní systémy a dvě pojišťovny, které se slučují – to byla výzva. V této situaci se nacházel Jiří Drahoš, vedoucí odboru controllingu životního pojištění v Kooperativě v roce 2019. Jaký je výsledek projektu v roce 2023? O tom nám Jiří přišel povědět do studia. Dobrý den.

Jiří Drahoš: Dobrý den.

Ivana Karhanová: Co vás tehdy vedlo k opuštění Excelu?

Jiří Drahoš: Jak už jste v úvodu říkala, v roce 2019 došlo k fúzi Pojišťovny České spořitelny s Kooperativou. Zároveň došlo k rozhodnutí o zřízení společného útvaru finančního controllingu pro Kooperativu a sesterskou pojišťovnu Českou podnikatelskou pojišťovnu. Takže najednou neexistovaly tři nezávislé pojišťovny, ve kterých plány dříve vznikaly nezávisle. Nyní však bylo třeba je naplánovat společně pro dvě pojišťovny najednou, a to v určeném termínu. S tím vším byly spojené různé zdrojové systémy a stávalo se to pro nás stále náročnějším. Když jsme to projednávali s managementem, mluvili jsme o „Excel Hell“. Skutečně, práce v propojených Excel souborech a posílání informací přes emaily bylo někdy jako peklo.

Ivana Karhanová: Takže jste se pokoušeli sloučit všechny ty tři plánovací systémy v Excelu?

Jiří Drahoš: Ano, zkoušeli jsme to. V prvním roce, v roce 2019, jsme plánovali pro období 2020, 2021 a 2022 v Excelu. Narazili jsme na řadu problémů. Mnoho lidí se podílelo na tomto procesu a často jsme měnili data. Dalším problémem bylo, že plánovací proces pojišťovny vyžadoval spolupráci mnoha odborných útvarů. Nebylo to jen o centrálním controllingu, ale o koordinaci různých dílčích plánů a vstupů z různých odborných útvarů. Různé útvary používaly své vlastní datové zdroje, což komplikovalo sjednocení dat.

Ivana Karhanová: A vy jste celý tento koncept musel představit managementu?

Jiří Drahoš: Ano, a naštěstí jsme začali přemýšlet o tomto v létě 2019, v době hospodářského růstu. Čísla byla pozitivní, takže nebylo tak těžké přesvědčit management obou pojišťoven.

Ivana Karhanová: Myslíte si, že management rozuměl problému s Excelem? Nebo jste se prostě trefili do dobré doby?

Jiří Drahoš: Myslím, že někteří manažeři, kteří nebyli úplně odděleni od každodenní reality, tento problém chápali. Takže nebylo těžké je přesvědčit.

Ivana Karhanová: Když říkáte, že vám to bylo schváleno v létě nebo na podzim 2019, co následovalo poté? Projekt trval v podstatě dva až tři roky, než byl zrealizován.

Jiří Drahoš: Ano, nebylo to snadné. Nechtěli jsme jen převést stávající plánovací proces do nové aplikace. Chtěli jsme tento proces posunout dopředu, vylepšit ho a sjednotit data. Začali jsme tedy popisem stávajícího stavu, zjistili jsme, jaké změny by byly vhodné, a poté jsme začali hledat vhodné technologie na trhu. Výběrové řízení proběhlo někdy v březnu nebo dubnu 2020.

Ivana Karhanová: Takže jste několik měsíců mapovali současný stav na Kooperativě?

Jiří Drahoš: Ano, mapovali jsme současný stav. Konkrétně to bylo asi dva až tři měsíce. Během tohoto období jsme se podívali na to, co od nového softwaru skutečně očekáváme, co potřebujeme a co bychom chtěli zlepšit. Poté, co jsme měli jasno v našich požadavcích, jsme udělali výběrové řízení na software a vybrali jsme IBM Planning Analytics. Samozřejmě, když jsme měli software, museli jsme vybrat také dodavatele, s nímž bychom spolupracovali. A od července jsme začali s implementací. První schůzky s dodavatelem proběhly v červenci a poté jsme postupně začali s dalšími kroky.

Ivana Karhanová: A kdo byl hlavním vedoucím projektu z vaší strany? Vaše firma Kooperativa přece není malá, ale z vašeho vyprávění to zní tak jednoduše.

Jiří Drahoš: Máte pravdu, Kooperativa je velká firma. V oblasti, kde pracuji, což je úsek plánování a controllingu, se plánovacím procesem věnuje více než 20 lidí. Jsem zástupcem byznys vlastníka projektu, což znamená, že jsem měl hlavní odpovědnost za to, jak se projekt vyvíjí z naší strany. Koordinoval jsem práci našeho týmu, komunikoval s dodavatelem a pomáhal jsem s organizací a řízením projektu.

Ivana Karhanová: Jak jste postupovali po dokončení této úvodní fáze? Byl nějaký moment, kdy jste byl opravdu překvapen nebo nesouhlasil s tím, jak něco probíhá?

Jiří Drahoš: Po dokončení úvodní fáze jsme začali s implementací, ale samozřejmě, že v průběhu projektu bylo několik překvapení. Zejména v roce 2020, kdy nastala pandemie, jsme museli přeorganizovat některé části projektu a přizpůsobit se online práci. Měli jsme také některé technické výzvy s implementací samotné aplikace. Naše původní očekávání byla, že celý software bude plně funkční a bude implementován do května 2021, ale kvůli různým komplikacím jsme museli provádět další úpravy a testování.

Ivana Karhanová: Takže o kolik se vám celý projekt zpozdil v porovnání s původním plánem?

Jiří Drahoš: Původně jsme měli v plánu mít vše hotovo v září, ale kvůli různým výzvám a komplikacím jsme skončili až v říjnu nebo možná dokonce v listopadu. Ačkoli jsme aplikaci dokončili a byla funkční, byly tam stále některé oblasti, které potřebovaly dodatečné úpravy a optimalizaci. V tak komplexním projektu jako je tento, se vždy objeví některé neočekávané výzvy.

Ivana Karhanová: Jak jste přesvědčil těch 200 lidí, aby přešli na nový nástroj, když byli zvyklí na staré postupy?

Jiří Drahoš: Měli jsme podporu vedení, což pomohlo. Většina uživatelů – asi 70 % – nebylo proti. Pouze 10-20 % bylo silně rezistentní v první fázi.

Ivana Karhanová: Ale potřebujete je všechny, aby nástroj byl funkční, že?

Jiří Drahoš: Přesně. Připravili jsme vzdělávací videa, návody, školení a měli kolegy k dispozici pro pomoc přímo plánovačům. Vysvětlovali jsme jim výhody nového nástroje, jak je rychlejší a jak nám umožňuje dělat různé scénáře a analýzy rizik pro podnik. Co ale pomohlo – a myslím, že s tím přišli kolegové z Adastry – bylo pojmenování aplikace. Místo abychom jí říkali „IBM Planning Analytics“, nazvali jsme ji „Sibyla“. Vytvořili jsme logo, samolepky a jiné reklamní předměty a rozdávali je plánovačům. To, že měla aplikace své „jméno“, pomohlo uživatelům se s ní ztotožnit.

Ivana Karhanová: Takže jste v podstatě udělali interní uvedení nového produktu, je to tak?

Jiří Drahoš: Ano, je to trochu nadnesené, ale ano. Bylo to součástí našeho interního marketingu. Pravidelně jsme psali články do firemního časopisu, abychom informovali i ty, kteří se obvykle nedostanou k plánovacímu procesu. Na intranetu jsme zveřejňovali informace a účastnili se různých projektových dnů, kde jsme prezentovali náš projekt společně s dalšími projekty.

Ivana Karhanová: Když se díváte zpět, co vám nový systém přinesl do každodenní práce?

Jiří Drahoš: Osobně vnímám sjednocení dat a východisek pro plánování jako hlavní přínos. Všichni plánovači pracují s jednotnou základnou dat. V minulosti se nám nedařilo udržovat konzistenci, ale nyní máme vše pod kontrolou.

Ivana Karhanová: Narazili jste na nějaké problémy?

Jiří Drahoš: Není reálné si myslet, že bychom mohli implementovat aplikaci a pak ji neupravovat po dobu 5 až 10 let. Svět se mění, požadavky se mění. Potřebujeme průběžně upravovat a modifikovat aplikaci, aby odpovídala aktuálním potřebám.

Ivana Karhanová: Ale podobné úpravy jste dělali i s Excelem, ne?

Jiří Drahoš: Ano, ale požadavky na detail výstupů se neustále zvyšují. V Excelu to už nebylo možné efektivně zvládnout.

Ivana Karhanová: Když jste zmínil, že zpočátku bylo přibližně 20 % kolegů nesouhlasících s novým nástrojem, jak to vypadá nyní?

Jiří Drahoš: Nyní je jich zhruba 5 %. Nevyhýbají se nám nebo nástroji, ale pracují s ním bez zvláštního nadšení. Věřím, že je to běžné ve většině firem. Pokud je tým velký, nemůžeme očekávat 100% zapojení všech.

Ivana Karhanová: Pokud se zamyslíte nad budoucími trendy v pojišťovnictví, jaké vidíte změny v plánování a hospodaření pojišťoven?

Jiří Drahoš: Již jsem naznačil směr standardizace. Očekávám, že standardy IFRS 17 a IFRS 9 budou v ČR v následujících dvou letech považovány za národní standardy. Opustíme tedy tradiční české účetní standardy ve prospěch těchto mezinárodních. Již nyní reportujeme akcionářům v těchto standardech, ale bude třeba zvýšit detaily v reportingu. Klíčové bude nejen vytvářet zprávy, ale také rozumět jejich myšlence a používat je v rozhodování a řízení. Toto se netýká jen ekonomického úseku, ale zejména vedení a motivace obchodních týmů. Kromě toho vidím dvě hlavní oblasti: digitalizaci a online komunikaci s klientem, kde máme oproti bankám co dohánět, a také potřebu mít sjednocený pohled na klienta – jak datově, tak komunikačně.

Ivana Karhanová: Pokud mám u vás pojištěnou domácnost a něco dalšího, vidíte to komplexně?

Jiří Drahoš: V našem systému vidíme několik různých smluv pro Ivanu Karhanovou. Co nám chybí, je sjednocený pohled na klienta. Chybí nám kompletní obrázek – jak je klient výnosný, jaké má další aktivity atd. Kromě jednotlivců máme také firemní klienty, což komplikuje situaci. Mnoho našich klientů, které máme registrované pod jejich rodným číslem, může vlastnit nebo být spojeni s firmami.

Ivana Karhanová: Takže máte oddělený pohled na jednotlivce a firmy?

Jiří Drahoš: Ano, aktuálně to tak je, ale pracujeme na tom. Klient by měl očekávat, že my jako jeho pojišťovna máme kompletní obrázek o něm. Měli bychom být schopni komunikovat komplexně a nabízet slevy. Naším cílem je zlepšit přístup ke klientům a mít potřebné datové podklady.

Ivana Karhanová: Jiří Drahoš, vedoucí odboru controllingu životního pojištění Kooperativy, nám představil budoucnost pojišťovnictví v ČR. Děkuji za rozhovor.

Jiří Drahoš: Na shledanou.

 

 

Text byl pro lepší plynulost diskuze upraven pomocí nástroje ChatGPT.