Díky FinReCu uzavře CFO skupiny Adastra Group pravidelný měsíční reporting za 2 hodiny. Adastra považuje data ve FinReCu, která se aktualizují každých 15 min, za jednotný zdroj pravdy pro veškerá finanční data. Vlastní nasazení řešení a jeho uvedení do provozu trvalo napříč skupinou 9 měsíců.
S růstem skupiny Adastra Group v posledních 3 letech přestal stávající systém podpory finančního řízení dostačovat, zejména z pohledu schopnosti zohlednit požadavky managementu a zajistit efektivní správu systému. Skupina uskutečnila akvizice několika specializovaných start-upů působících ve specifických oblastech oboru IT a vyrostla hned v několika ohledech – v počtu dodavatelů i zákazníků, počtu poboček ve světě a v nich působících pracovníků.
Co jsme řešili
Finanční controlling a reporting Adastry Group byl založen na kombinaci datového skladu a informací získávaných přímo z primárních systémů. Hlavním controlingovým nástrojem byla BI aplikace napojená na OLAP. Manažerské reporty čerpaly část dat z datového skladu (účetní informace) a druhou část (zaměstnanecká data, výkazy hodin) přímo z primárních systémů. Důsledkem chybějící standardizace toku informací (ERP-DWH-OLAP-Reporting) byla nutnost dodatečného ověřování reportovaných dat. Celý systém a s ním související byznys procesy byly komplikované, ne zcela standardizované. Každá změna v reportech včetně přidání nové divize/společnosti byla velmi problematická, protože systém na sebe během let „nabalil“ mnoho výjimek a úprav, které se zdály být jediným způsobem, jak vyhovět požadavkům managementu.
25
společností Adastra Group ve 12 zemích působících celosvětově potřebovalo sjednotit a standardizovat procesy finančního řízení.
Datový sklad a vazby do dalších reportingových finančních či personálních agend udržoval a spravoval jediný specialista. Práce s účetními, finančními a HR daty přestávala být efektivní. Chybělo jednotné byznys a finanční názvosloví, řízení master dat. Bylo třeba konsolidovat zdrojová data (včetně zohlednění lokálních měn, organizačních struktur, alokace nepřímých nákladů) a zefektivnit finanční procesy napříč skupinou. Závislost na schopnostech a dostupnosti jednoho specialisty, se ukázala být zásadním problémem pro správu a rozvoj systému. Data se do datového skladu nahrávala cca 5 h v průběhu noci a intradenní inkrementy trvaly až 2 hodiny.
1
Jediný člověk už nestačil na správu datového skladu a jeho vazeb do mnoha dalších nástrojů pro reporting (finance a účetnictví, controlling, HR).
Jaké jsme zvolili řešení
Skupina přistoupila k implementaci svého vlastního řešení FinReCo. Jedná se o předpřipravený datový sklad s integrovaným datovým modulem pro oblast financí umožňující real-time finanční reporting.
Hlavní cíle projektu byly:
- Zamezení negativního vlivu změny systému na business uživatele.
- Zvýšení standardizace procesů a unifikace master dat.
- Zajištění near real-time aktualizace dat.
Pro splnění těchto cílů se projektový tým zaměřil na následující nejdůležitější oblasti:
- Převedení existujících manažerských reportů do vizuálně podobného stylu se zachováním všech původních ukazatelů (report projektových výnosů, divizní výsledovka, projektová výsledovka včetně KPI).
- Implementace rozšířených možností porovnávání časových řad a reportingových jednotek.
- Vytvoření reportingového portálu jako jednotného zdroje všech manažerských reportů.
- Umožnění přístupu k finančním datům pomocí libovolného nástroje preferovaného koncovým uživatelem (Microsoft Reporting Services, Microsoft Excel, Microsoft Power BI, Pyramid Analytics).
- Řízení několika stupňů oprávnění.
- Unifikace názvosloví – tj. vytvoření jmenných konvencí přes všechny pobočky a společnosti.
- Zavedení nástroje pro řízení master dat (pomocí produktu RDM sesterské společnosti Ataccama).
- Optimalizace načítání dat do datového skladu, aby byla dosažena near real-time aktualizace reportů.
All-in-one
Namísto datového skladu se složitým systémem návazného reportingu nyní controlling, finance a management pracují s jediným standardizovaným all-in-one produktem
Mimo hlavní cíle projektu se projektový tým zaměřil také na dílčí vylepšení, která ovlivňují produktivitu finančních oddělení:
- Zvýšení efektivity procesu zavírání scénářů a období tak, aby se období/scénář daly opakovaně aktualizovat a uzavřít v průběhu několika hodin.
- Podpora pro úpravy dimenzí v DWH bez nutnosti měnit účetní transakce.
- Nástroj pro automatickou realokaci nepřímých nákladů na reportované výkonové jednotky (plná realokace).
- Jednotné řízení reportingových účtů.
1
Pracují také s jedinou verzí pravdy vycházející z validovaných a aktuálních dat ve FinReCu.
Výsledek
Vlastní nasazení FinReCa a jeho uvedení do provozu trvalo napříč skupinou Adastra Group 9 měsíců. Ze dnů na dvě hodiny se zkrátila doba, za níž CFO Adastra Group uzavře pravidelný měsíční reporting. Adastra považuje data ve FinReCu (aktualizují se každých 15 min), za jednotný zdroj pravdy pro veškerá finanční data. Systém umožňuje dva pohledy na data:
- Byznysový – konsolidovaný, určený pro management poboček a jednotlivých společností skupiny a pro majitele holdingu
- Finanční – velmi detailní, určený pro pracovníky controllingu a finančního oddělení, který disponuje mnoha dimenzemi a metrikami
Proces reportingu je s FinReCem řízený, tj. všichni vědí, kdy se reporting otevírá, kdy do něj musí dodat své vstupy, jak probíhá konsolidace. Jasně je nastavená také odpovědnost za data. Oddělení financí, management všech poboček a společností i jednotlivá byznys oddělení Adastry díky němu pracují rychleji, efektivněji a se stejnými čísly, což dříve nebývalo. Pracují také s unifikovaným názvoslovím, které je závazné pro celý holding. Uživatelé si mohou zvolit, zda preferují pracovat s reporty spíše v číselné podobě použitím klasického tabulkového reportu nebo ve vizuálně atraktivní formě prostřednictvím Microsoft Power BI.
2 pohledy
umožňuje FinReCo v Adastře – byznysový (manažerský) a finanční
9 měsíců
trvala kompletní (tj.1:1) migrace datového skladu a reportingu z existujícího řešení datového skladu do FinReCa
2 hodiny
trvá CFO Adastra Group uzavřít s FinReCem pravidelný měsíční reporting. Dříve tento proces trval několik dní.
15 minut
Data se ve FinReCu aktualizují co 15 min. Adastra Group je i proto považuje za jednotný zdroj pravdy pro finanční reporting a controlling.
Implementace FinReCa mi dodala jistotu, že měsíční reporting vždy proběhne bez překvapení a v rámci plánovaných termínů. Controlling se nyní může soustředit na analýzu a opravu dat místo na jejich získávání a zpracovávání. Použití FinReCa zvýšilo kvalitu našich výstupů a důvěru majitelů a managementu našich společností v reportované výsledky. Všem požadavkům managementu jsme dnes schopni plně vyhovět.
Kdo se na projektu podílel
Naše dobrá pověst stojí na schopných lidech, kteří dotáhnou projekt do zdárného konce. V tomto případě se zákazník mohl spolehnout na tyto konzultanty.
David Kaláb
Ředitel divize Government, Utility & Insurance
Zajímá vás podobné řešení? Ozvěte se nám.
Děkujeme
V co nejbližší době se vám ozveme.