Financie 4.0: ako na automatizáciu manažérskeho reportingu a controllingu

Žijeme v digitálnom veku a zdalo by sa, že ak sa nevezieme na vlne 4.0 alebo aspoň v nejakej z ich podôb, tak naša firma nemá na technológiami nabitom trhu šancu. Pre CFOs, finančných riaditeľov, chief controllery, šéfov stratégie predstavuje jedna taká vlna Finance 4.0. Čisto biznisovo vzaté, kontinuálne spracovávanie všadeprítomných dát pre účely finančného a manažérskeho reportingu, ich správna interpretácia a koniec koncov nutná dôvera v samotný reporting, sú predsa štandardy, ktoré sú neodškriepiteľne zažité.

Keď tento koncept doplníme o správne technológie, ktoré sú schopné dáta v uspokojivom čase spracovávať, integrovať a reportovať a k tomu poskytnú aj toľko potrebnú analytickú platformu, získame koncept fungujúcich digitálnych financií.

Aká je teda situácia na trhu a koľko firiem môže povedať, že prevádzkuje fungujúci finančný reporting, ktorý obstará veľkú väčšinu manažérskych potrieb, ktoré sa od financií očakávajú?

Priblížme si na úvod dva extrémy, medzi ktorými sa reálne pohybuje prevažná väčšina stredne veľkých až veľkých firiem, holdingov a korporácií, teda na organizácie, pre ktoré sa nedá predpokladať, že majiteľ firmu zároveň riadi a schvaľuje každú objednávku na kancelárske potreby. Každý finančný riaditeľ a skúsený controller sa určite v množstve bodov u vyššie uvedených extrémov našiel. Možno patríte medzi tých šťastnejších, ktorí môžu povedať, že prevádzkujú automatizovaný, spoľahlivý a transparentný reporting, ale ak nie, tak vám toto porovnanie nastavuje určité zrkadlo - čo zlepšiť, kam sa snažiť dostať.

Základom je si uvedomiť všetky problémy, úskalia a chyby, ktoré sú vo firme s finančným reportingom spojené a tie adresovať a vyriešiť. Pomôcť s tým môžu riešenia, ktoré na trhu existujú a ak si pre takéto riešenie vyberiete dodávateľa, kde sa spojí biznisová znalosť s technologickou, tak máte vyhraté. Záleží na veľkosti firmy, či ste holding, aké a koľko prevádzkujete informačných systémov, či prevádzkujete homogénny alebo naopak silne heterogénne biznis, či a ako veľmi ste ochotní sa podriadiť určitým produktom atď. Menšie firmy prevádzkujúce homogénne ERP produkty si väčšinou vystačia s rôznymi nadstavbami týchto krabicových riešení. Tie väčšie, ktoré majú systémov viac alebo sú holdingovými skupinami, však musí pristúpiť k zásadným zmenám v prístupe k reportingu a mali by vyberať z dobre etablovaných a preverených riešení, ktoré na trhu existujú.

Prechod k automatizovanému a spoľahlivému riešeniu by mal stáť na 5 základných pilieroch:

Integrácia medzi zdrojovými systémami (ERP, CRM, Billing ...) a reportingovou platformou je síce len technickým, ale veľmi dôležitým komponentom celého riešenia. Správne automatizovaná predpripravená integrácia vám umožní reporting rýchlo nasadiť, jednoducho ho rozvíjať a hlavne mať nad ním 100% kontrolu. Potrebujete, aby sa vám rovnaké dáta (biznis jednotky, profit centrá, produkty, zákazníci ...) napojili vždy rovnako, aby sa jednotne správali dáta, sumy, meny. Štandardné nástroje si s tým väčšinou samé neporadia, je vhodné využiť typové nadstavby, ktoré dnes už niektorí dodávatelia vedia poskytnúť.

Tu očakávate, že riešenie bude mať v sebe funkcionalitu, ktorá je pre finančný reporting hlavne - porovnávanie medzi scenármi, časové nápočty, správne agregácie kategórií, správne nápočty forecastov, možnosť viac paralelných finančných výkazov, reporting v rôznych menách, interpretácia Intercompany transakcií atď. To sú vlastnosti, ktoré očakávate, že riešenie obsahuje. Zároveň by mal byť pripravený na prípadnú integráciu s finančným konsolidačným nástrojom. To, že je model preverený, znamená, že je už prevádzkovaný u iných zákazníkov a vy teda máte istotu, že je doladený a spoľahlivý. Je tiež dobre pripravený pre potreby reportingu a finančných analýz a oddeľuje transakčnú časovú os od tej reportingovej. Dátový model by mal byť tiež jednoducho rozšíriteľný, nemal by obsahovať duplicity, mal by byť biznisovo opisný a užívať správnu terminológiu, aby sa v ňom vyznali aj novo prichádzajúci užívatelia.

Jedná sa o komponent, ktorý bude finálnym produktom vášho snaženia. Komponent musí umožňovať nielen reporting EBITDA, EBITDA2, EBITDA3, podľa toho, ako si ju chcete zrovna zostaviť a čo do nej zahrnúť. Mala by umožňovať prácu sa sémantickou vrstvou dát, kde bude controller schopný vytvoriť takmer ľubovoľnú analytickú tabuľku alebo graf s ľubovoľnými rozpadmi, ktoré v dátach existujú a ktoré pokryjú jeho potreby bez nutnosti poznať nejaké technické prostriedky (kontingenčná tabuľka je však nutnosťou!). Reportingová a analytická platforma musí byť rýchla, užívateľsky prívetivá a mať potrebné vizuálne vlastnosti. Mala by obsahovať možnosť zobrazenia na mobilných zariadeniach, možnosti kolaborácie, rôznych užívateľských nastavení a pod.

Je ďalší z kľúčových komponentov, ktoré uľahčia obhospodárenie celého procesu. Očakávate, že sa bude jednať o webovú aplikáciu, pomocou ktorej budú kontrolóri zodpovední za celý proces otvárať rôzne obdobia a scenáre a po validácii výstupov ich tiež zatvárať, aby nemohlo dochádzať k ich zmenám. Užívatelia zodpovední za dodávku dát - účtovné systémy, účtovníci, controlling zodpovedný za plán a forecast - tadiaľ môžu nahrávať svoje manuálne vstupy a majú možnosť v reálnom čase vidieť, či prešli všetkými nutnými validáciami a spracovali sa bez chýb. Workflow tiež zaisťuje, že je možné automatizované procesy opätovne spúšťať manuálne, sledovať prípadné chyby automatizovaných aj manuálnych procesov a nastavovať príslušné privilégiá. Slúži tiež pre účely auditu, pretože je tu zaznamenaná všetka procesná aktivita používateľa.

Celé riešenie je nepoužiteľné, ak nebudete mať zjednotený proces založený na jednotnom harmonograme a obsahu reportingu. Bez toho nemožno jednotný reporting zaviesť a prevádzkovať. Nie menej dôležité sú master dáta, teda jednotné dáta o controllingových objektoch (produkty, služby, profit centrá, biznis jednotky), skupinové účtovné osnovy, KPIs, vlastnostiach zákazníka ai. Napojenie dát na master dáta je nutné opísať v reporting guidelines (reportingových pravidlách), aby používatelia presne vedeli, čo kam do akých kategórií zaradiť.

Jste-li tedy finančním ředitelem firmy, která se více blíží extrému 1, asi si uvědomujete, že spíše dříve, než později budete muset provést zásadní změny v přístupu k vašemu reportingu, aby vaše firma z pohledu řízení a interpretace důležitých finančních dat neprohrála s progresivní automatizovanou konkurencí. Pracují-li vaši controlleři v režimu 80/20, kdy 80 % času věnují sběru a manipulaci s daty a 20 % svého času se zabývají vlastními reportingovými a analytickými činnostmi, je někde chyba. Potřebovali byste, aby to bylo právě naopak. Nebojte se i vy vstoupit do světa Financí 4.0.