Ako na automatizáciu mesačného manažérskeho reportingu

Základom sú jednotne stanovené pravidlá pre reporting všetkých manažérskych entít. Či už ste holding, väčšia spoločnosť s pôsobnosťou vo viacerých krajinách alebo spoločnosť, ktorá má viac reportingových jednotiek, určite jasné pravidlá, ako má vyzerať ukazovateľ (sada ukazovateľov) za najmenšiu jednotku, ktorú chcete reportovať. Je vhodné si tiež vymedziť, ktoré všetky ukazovatele pre manažérsky reporting potrebujete, či len výsledovku, nefinančné KPIs alebo tiež riadenie pohľadávok, CAPEX, cashflow a pod. Od tejto požiadavky sa odvíja náročnosť procesu, ktorý vás dovedie k cieľu. Granularita informácie môže byť pre rôzne typy ukazovateľov rôzna, ale musí byť založená stále na rovnakých princípoch, master dátach.

Master dáta sú kľúčové dáta, cez ktoré sa na vaše ukazovatele budete pozerať. Typicky ide o:

• reportingový účet (nepliesť si s účtovnou osnovou)
• spoločnosti
• biznis jednotky
• oddelenia
• produkty
• segmenty zákazníkov
• meny
• scenáre a ich verzie

Z pohľadu manažérskeho reportingu môžete za master dáta považovať aj pravidlá pre výpočet KPIs. Účtovné dáta totiž väčšinou neobsahujú požadovaný detail informácie pre manažérsky reporting, preto je potrebné master dáta doplniť o reportovacie pravidlá, ako požadovanú informáciu získať (tzv. reporting guidelines). Ak potrebujete master dáta hierarchizovať do skupín a stromov, potom aj tieto pravidlá.

Keď už sú definované jednotné procesy a master dáta, môžete reporting automatizovať. Automatizáciou sa myslí použitie nástroja, ktorý:

1. je schopný podporiť proces (workflow nástroj) - umožní otvárať a zatvárať obdobia, scenáre a sady poskytovaných dát, riadiť užívateľské oprávnenia, komunikovať validácie a odovzdávať informácie o stave
2. vie dáta rýchlo a opakovane spracovať, integrovať do definovaného dátového modelu
3. dáta vizualizuje a poskytuje finančným a controlingovým oddeleniam, ktoré s nimi ďalej efektívne pracujú

To znamená poskytovať hotové a predpripravené štandardné výstupy manažérske P & L, pohľadávok, cashflow atp. vrátane časových porovnaní a porovnaní scenárov. To všetko transparentne, podľa definovaných pravidiel, tak aby všetci zúčastnení v každý okamih vedeli, v akom stave sa daný reportingový cyklus nachádza a kedy bol úspešne dokončený.

Pre jednotné riadenie manažérskeho reportingu existujú predpripravené riešenia. Obráťte sa na partnera, ktorý danú situáciu nerieši prvýkrát a prevedie vás nastavením procesu, master dát a mechanizmu automatizácie. Jedným z takýchto riešení je napr. produkt FinReCo - riadenie finančného reportingu a kontrolingu od spoločnosti Adastra, ktorý v sebe všetky popisované vlastnosti obsahuje. Ide o súbor štandardných produktov so silnou podporou riadenia procesu, master dát a spracovania dát. Na výstupe obsahuje širokú používateľskú sadu nástrojov ako Microsoft Excel, Microsoft Power BI a webové reporty, ktoré má každý kontrolér v malíčku. Záleží len na momentálnej potrebe, čo s výsledkami robiť. Implementácia typizovaného riešenia pre manažérsku výsledovku trvá okolo troch mesiacov a je k tomu potrebné minimum vstupov od zákazníka. Implementácia sa riadi štandardizovanými postupmi a pravidlami, ktoré vás spoľahlivo privedú k vytúženému cieľu.

Nie menej dôležitá je rozšíriteľnosť riešení o budúcej funkcionalite, ktoré sú veľmi častým pokračovaním iniciálnej fázy. Ide o rozšírenie z oblasti

• financií - modelovanie rôznych vývojových scenárov, realokačné pravidlá nepriamych nákladov, zákaznícke a produktové profitability
• obchodu - previazanie produktových a zákazníckych dát, pohyb zákazníckej bázy
• HR - informácie o realizovaných pracovných výkonoch, hodiny a doby, počty FTE a mnoho ďalších.

Aj to by mal vybraný nástroj do budúcnosti umožniť, aby ste si pred potrebným rozšírením nezatvorili dvere.