Vďaka FinReCu uzavrie CFO skupiny Adastra Group pravidelný mesačný reporting za 2 hodiny. Adastra považuje dáta vo FinReCu, ktoré sa aktualizujú každých 15 min, za jednotný zdroj pravdy pre všetky finančné dáta. Vlastné nasadenie riešenia a jeho uvedenie do prevádzky trvalo naprieč skupinou 9 mesiacov.
S rastom skupiny Adastra Group v posledných 3 rokoch prestal súčasný systém podpory finančného riadenia dostačovať, najmä z pohľadu schopnosti zohľadniť požiadavky manažmentu a zaistiť efektívnu správu systému. Skupina uskutočnila akvizície niekoľkých špecializovaných start-upov pôsobiacich v špecifických oblastiach odboru IT a vyrástla hneď v niekoľkých ohľadoch – v počte dodávateľov i zákazníkov, počte pobočiek vo svete a v nich pôsobiacich pracovníkov.
Čo sme riešili
Finančný controlling a reporting Adastry Group bol založený na kombinácii dátového skladu a informácií získavaných priamo z primárnych systémov. Hlavným controlingovým nástrojom bola BI aplikácia napojená na OLAP. Manažérske reporty čerpali časť dát z dátového skladu (účtovné informácie) a druhú časť (zamestnanecké dáta, výkazy hodín) priamo z primárnych systémov. Dôsledkom chýbajúcej štandardizácie toku informácií (ERP-DWH-OLAP-Reporting) bola nutnosť dodatočného overovania reportovaných dát. Celý systém a s ním súvisiace biznis procesy boli komplikované, nie úplne štandardizované. Každá zmena v reportoch vrátane pridania novej divízie/spoločnosti bola veľmi problematická, pretože systém na seba počas rokov „nabalil“ mnoho výnimiek a úprav, ktoré sa zdali byť jediným spôsobom, ako vyhovieť požiadavkám manažmentu.
25
spoločnosťou Adastra Group v 12 krajinách pôsobiacich celosvetovo potrebovalo zjednotiť a štandardizovať procesy finančného riadenia.
Dátový sklad a väzby do ďalších reportingových finančných či personálnych agend udržoval a spravoval jediný špecialista. Práca s účtovnými, finančnými a HR dátami prestávala byť efektívna. Chýbalo jednotné biznis a finančné názvoslovie, riadenie master dát. Bolo treba konsolidovať zdrojové dáta (vrátane zohľadnenia lokálnych mien, organizačných štruktúr, alokácie nepriamych nákladov) a zefektívniť finančné procesy naprieč skupinou. Závislosť na schopnostiach a dostupnosti jedného špecialistu, sa ukázala byť zásadným problémom pre správu a rozvoj systému. Dáta sa do dátového skladu nahrávali cca 5 h v priebehu noci a intradenné inkrementy trvali až 2 hodiny.
1
Jediný človek už nestačil na správu dátového skladu a jeho väzieb do mnohých ďalších nástrojov na reporting (financie a účtovníctvo, controlling, HR).
Aké sme zvolili riešenie
Skupina pristúpila k implementácii svojho vlastného riešenia FinReCo. Jedná sa o predpripravený dátový sklad s integrovaným dátovým modulom pre oblasť financií umožňujúci real-time finančný reporting.
Hlavné ciele projektu boli:
- Zamedzenie negatívneho vplyvu zmeny systému na business užívateľa.
- Zvýšenie štandardizácie procesov a unifikácia master dát.
- Zaistenie near real-time aktualizácie dát.
Na splnenie týchto cieľov sa projektový tím zameral na nasledujúce najdôležitejšie oblasti:
- Prevedenie existujúcich manažérskych reportov do vizuálne podobného štýlu so zachovaním všetkých pôvodných ukazovateľov (report projektových výnosov, divízna výsledovka, projektová výsledovka vrátane KPI).
- Implementácia rozšírených možností porovnávania časových radov a reportingových jednotiek.
- Vytvorenie reportingového portálu ako jednotného zdroja všetkých manažérskych reportov.
- Umožnenie prístupu k finančným dátam pomocou ľubovoľného nástroja preferovaného koncovým užívateľom (Microsoft Reporting Services, Microsoft Excel, Microsoft Power BI, Pyramid Analytics).
- Riadenie niekoľkých stupňov oprávnenia.
- Unifikácia názvoslovia – tj vytvorenie menných konvencií cez všetky pobočky a spoločnosti.
- Zavedenie nástroja pre riadenie master dát (pomocou produktu RDM sesterskej spoločnosti Ataccama).
- Optimalizácia načítania dát do dátového skladu, aby bola dosiahnutá near real-time aktualizácia reportov.
All-in-one
Namiesto dátového skladu so zložitým systémom nadväzného reportingu teraz controlling, financie a manažment pracujú s jediným štandardizovaným all-in-one produktom
Okrem hlavných cieľov projektu sa projektový tím zameral aj na čiastkové vylepšenia, ktoré ovplyvňujú produktivitu finančných oddelení:
- Zvýšenie efektivity procesu zatvárania scenárov a období tak, aby sa obdobie/scenár dali opakovane aktualizovať a uzavrieť v priebehu niekoľkých hodín.
- Podpora pre úpravy dimenzií v DWH bez nutnosti meniť účtovné transakcie.
- Nástroj pre automatickú realokáciu nepriamych nákladov na reportované výkonové jednotky (plná realokácia).
- Jednotné riadenie reportingových účtov.
1
Pracujú tiež s jedinou verziou pravdy vychádzajúcou z validovaných a aktuálnych dát vo FinReCu.
Výsledok
Vlastné nasadenie FinReCa a jeho uvedenie do prevádzky trvalo naprieč skupinou Adastra Group 9 mesiacov. Z dní na dve hodiny sa skrátil čas, za ktorým CFO Adastra Group uzavrie pravidelný mesačný reporting. Adastra považuje dáta vo FinReCu (aktualizujú sa každých 15 min), za jednotný zdroj pravdy pre všetky finančné dáta. Systém umožňuje dva pohľady na dáta:
- Biznisový – konsolidovaný, určený pre manažment pobočiek a jednotlivých spoločností skupiny a pre majiteľov holdingu
- Finančný – veľmi detailný, určený pre pracovníkov controllingu a finančného oddelenia, ktorý disponuje mnohými dimenziami a metrikami
Proces reportingu je s FinReCom riadený, tj všetci vedia, kedy sa reporting otvára, kedy do neho musí dodať svoje vstupy, ako prebieha konsolidácia. Jasne je nastavená aj zodpovednosť za dáta. Oddelenie financií, manažment všetkých pobočiek a spoločností i jednotlivé biznis oddelenia Adastry vďaka nemu pracujú rýchlejšie, efektívnejšie as rovnakými číslami, čo predtým nebývalo. Pracujú aj s unifikovaným názvoslovím, ktoré je záväzné pre celý holding. Užívatelia si môžu zvoliť, či preferujú pracovať s reportmi skôr v číselnej podobe použitím klasického tabuľkového reportu alebo vo vizuálne atraktívnej forme prostredníctvom Microsoft Power BI.
2 pohľady
umožňuje FinReCo v Adastre – biznisový (manažérsky) a finančný
9 mesiacov
trvala kompletná (tj.1:1) migrácia dátového skladu a reportingu z existujúceho riešenia dátového skladu do FinReCa
2 hodiny
trvá CFO Adastra Group uzavrieť s FinReCom pravidelný mesačný reporting. Predtým tento proces trval niekoľko dní.
15 minút
Dáta sa vo FinReCu aktualizujú každých 15 min. Adastra Group ich aj preto považuje za jednotný zdroj pravdy pre finančný reporting a controlling.
Implementácia FinReCa mi dodala istotu, že mesačný reporting vždy prebehne bez prekvapení a v rámci plánovaných termínov. Controlling sa teraz môže sústrediť na analýzu a opravu dát namiesto na ich získavanie a spracovávanie. Použitie FinReCa zvýšilo kvalitu našich výstupov a dôveru majiteľov a manažmentu našich spoločností v reportované výsledky. Všetkým požiadavkám manažmentu sme dnes schopní plne vyhovieť.
Kto sa na projekte podieľal
Naše dobrá pověst stojí na schopných lidech, kteří dotáhnou projekt do zdárného konce. V tomto případě se zákazník mohl spolehnout na tyto konzultanty.
David Kaláb
Ředitel divize Government, Utility & Insurance
Zaujíma vás podobné riešenie? Ozvite sa nám.
Ďakujeme
V čo najbližšej dobe sa vám ozveme.